依据项目范围基准，为每次采购编制工作说明书（SOW），对将要包含在相关合同中的那一部分项目范围进行定义。采购SOW应该详细描述拟采购的产品、服务或成果，以便潜在卖方确定他们是否有能力提供这些产品、服务或成果。至于应该详细到何种程度，会因采购品的性质、买方的需要或拟用的合同形式而异。工作说明书中可包括规格、数量、质量、性能参数、履约期限、工作地点和其他需求。

    采购SOW应力求清晰、完整和简练。它也应该说明任何所需的附带服务，如绩效报告或项目后的运营支持等。某些应用领域对采购SOW有特定的内容和格式要求。每次进行采购，都需要编制SOW。不过，可以把多个产品或服务组合成一个采购包，由一个SOW全部覆盖。

    在采购过程中，应根据需要对采购SOW进行修订和改进，直到成为所签协议的一部分。

    采购工作说明书规定了明确的工作目标、项目需求和所需结果，供应商们可据此做出量化应答。采购工作说明书是采购过程中的一个关键要素，可以根据需要进行修改，直至达成最终协议。采购工作说明书可以让供应商对买方的需求有较为清晰的了解，便于供应商提供相应产品和服务。

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